Reuniones del futuro: usar la IA para mejorar la colaboración en equipo
Sabemos que la inteligencia artificial es un componente importante en la forma que nos comunicaremos y colaboraremos en un futuro próximo. Tener IA junto con aplicaciones de comunicación empresarial, tales como colaboración en equipo y las comunidades unificadas, puede aumentar la productividad del trabajador, abaratar costos y mejorar el flujo empresarial en un todo.
La IA es un área amplia compuesta de varias tecnologías, entre ellas:
– Aprendizaje automático
– Procesamiento de idioma natural
– Bots o aplicaciones de software que realizan tareas automáticas simples y repetitivas
– Voz, incluidas las funciones de voz a texto y de texto a voz
– Robótica
Estas herramientas aprenden con el tiempo y permiten que las aplicaciones usen datos obtenidos de comportamientos anteriores y fuentes de datos externas para ayudar a los usuarios. Cuando se usan con colaboración de equipos y reuniones, estas tecnologías de IA automatizan tareas y ayudan a usuarios a tener acceso a tener información correcta en el lugar indicado.
Cómo mejorar la colaboración en Quito y las reuniones: antes, durante y después:
La IA puede usarse antes, durante y después de las secciones fe colaboración ayudando a mejorar el flujo, la productividad y reduciendo la frustración.
Pasamos demasiado tiempo programando reuniones para encontrar un horario conveniente para todos los trabajadores. En lugar de perder tanto tiempo tratando de saber quién está disponible y cuando, los bots pueden usarse para programar reuniones automáticamente en función de los calendarios y la disponibilidad de los trabajadores, ahorrando tiempo y reduciendo el nivel de frustración. Los bots también identifican a otras personas que deben invitarse a participar según su experiencia, función, relaciones etc.
Con la IA podemos reducir la frustración mediante el acceso a los documentos t recursos correctos antes de las reuniones de equipo y mientras se llevan a cabo. Veamos un ejemplo de un equipo de desarrollo que tiene una reunión semanal en la que se comparten, revisan y actualizan documentos gráficos. Antes de la reunión los trabajadores tienen que acceder a la última actualización de los documentos. Pero, generalmente hay muchas versiones de los documentos dando vueltas, y no todos trabajan con la más reciente. Sería más fácil que la IA con el software de colaboración en equipo pudiera identificar qué documentos son necesarios, accediendo a la última versión de cada documento y ponerlos a disposición de todos los trabajadores del equipo antes de la reunión.
Durante la reunión, la IA podría identificar y presentar automáticamente información adicional útil, como vínculos web, videos y documentos útiles para dicha reunión, en función del tema y usando palabras claves. También con la IA se pueden tomar notas de la reunión, creando elementos de acción, obteniendo aprobaciones y asignando tareas.
Después de la reunión se puede usar la IA para hacer seguimiento de tareas asignadas y fechas límite, resumir y transcribir contenido de la reunión, proporcionando una manera fácil que las personas puedan acceder a información importante en función del tema, el momento que se mencionó su nombre y más.
Los asistentes virtuales con una interfaz de conversación pueden mejorar comunicaciones unificadas y las funcionalidades de colaboración en equipo, al permitirle a los trabajadores usar controle de voz para realizar llamadas, enviar mensajes instantáneos a colegas o iniciar una conferencia de video. Por ejemplo, puede decirle a cortaba que organice una conferencia de video con Jorge y Camila para el martes a las 16:00, o si el tráfico se demora puedes hacer que el asistente virtual notifique a tus trabajadores que llegarás tarde a la reunión semanal.
La IA ofrece información a desempeña tareas comunes pero importante, que mejoran la productividad, reducen frustración, generan más tiempo, abaratan costos y mejoran los resultados empresariales.
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Autor: Fahir Bavestrello
Fuente: Pleasant, Pleasant. “Reuniones Del Futuro: USAR La Ia Para Mejorar La Colaboración En Equipo.” Microsoft, https://www.microsoft.com/es-cl/microsoft-365/business-insights-ideas/resources/the-future-of-meetings-using-ai-to-improve-team-collaboration.